CNM orienta revisão de cadastros, sistemas e comunicação com contribuintes diante das novas regras

As administrações tributárias municipais precisam se preparar para as mudanças no Simples Nacional relacionadas à transição para o novo modelo de tributação. As novas regras alteram procedimentos de emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) e exigem adequações nos sistemas utilizados pelos Municípios.

A orientação é da Confederação Nacional de Municípios (CNM), que alerta para a necessidade de atualização dos cadastros, parametrização dos sistemas e comunicação com empresas e profissionais que utilizam a NFS-e.

As alterações foram estabelecidas por resoluções do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) e por atos conjuntos da Receita Federal do Brasil (RFB) e do Comitê Gestor do IBS (CGIBS).

A Resolução CGSN 191/2026 tornou obrigatória, a partir de 1º de novembro de 2026, a emissão da NFS-e de padrão nacional por Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços sujeitos ao documento.

A emissão deverá ser realizada pelo Emissor Nacional, nas modalidades web ou por meio de API. A nova resolução revoga a norma anterior, que previa o início da obrigatoriedade em 1º de setembro.

A NFS-e emitida pelo sistema nacional terá validade em todo o território brasileiro e será suficiente para fundamentar e constituir o crédito tributário. Os Municípios poderão acessar os documentos por meio da área restrita do Painel Municipal da NFS-e e do ambiente compartilhado de dados, seguindo os requisitos de segurança estabelecidos.

As mudanças também fazem parte da transição para a Reforma Tributária. O Ato Conjunto RFB/CGIBS 4/2026 estabeleceu o cronograma para a utilização de documentos fiscais eletrônicos relacionados ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS).

Para empresas optantes pelo Simples Nacional, a obrigatoriedade do destaque das alíquotas de IBS e CBS nos documentos previstos pela norma terá início em 1º de janeiro de 2027.

Diante do cronograma, a CNM recomenda que os Municípios aproveitem os próximos meses para revisar cadastros e parametrizações no Painel Municipal da NFS-e, além de verificar se os sistemas utilizados pelas administrações estão preparados para as novas exigências.

Também é necessário alinhar as mudanças com fornecedores de tecnologia, especialmente em relação às integrações com os ambientes de produção e ao recebimento das informações fiscais.

A CNM orienta ainda que as administrações municipais identifiquem os contribuintes do Simples Nacional sujeitos à NFS-e nacional e revisem procedimentos de cadastro e fiscalização.

A recomendação inclui a realização de campanhas de comunicação destinadas a contribuintes, contadores e empresas responsáveis pelos sistemas de gestão, além de testes prévios para evitar falhas na emissão das notas.

Os Municípios que já haviam anunciado a migração para o sistema nacional em setembro precisam definir se manterão o cronograma antecipado ou se acompanharão o novo prazo nacional, de 1º de novembro.

De acordo com a CNM, os Municípios que já estabeleceram, por meio de decreto, portaria ou instrução normativa, a migração para setembro podem manter a data, desde que observadas as regras locais.

A antecipação pode permitir a realização de testes de carga, capacitação de contribuintes e ajustes nos sistemas antes do prazo nacional, reduzindo o risco de concentração de demandas próximo à data limite.

Caso a administração opte por adiar a migração para 1º de novembro de 2026, deverá publicar um novo ato normativo alterando expressamente a data prevista anteriormente.

A CNM recomenda que a mudança seja divulgada no Diário Oficial do Município e comunicada a entidades como o Conselho Regional de Contabilidade (CRC), associações comerciais, contadores, empresas e demais contribuintes envolvidos.

Outro ponto de atenção é o cadastro dos contribuintes no sistema nacional. Os Municípios que adotarem a migração antecipada deverão utilizar o Painel Municipal da NFS-e de Padrão Nacional para autorizar os contribuintes enquadrados no Simples Nacional.

Também será necessário parametrizar as informações relacionadas ao Imposto Sobre Serviços (ISS), incluindo alíquotas, benefícios fiscais e regimes especiais de tributação.

Com a migração, a administração municipal deverá ainda avaliar o bloqueio ou a desativação dos contribuintes no sistema próprio de emissão de notas, evitando que sejam emitidos documentos simultaneamente pelos sistemas municipal e nacional.

A CNM recomenda que os Municípios também cobrem dos fornecedores de tecnologia a adequação das soluções utilizadas às exigências do padrão nacional e da Reforma Tributária, incluindo os campos necessários para o IBS e a CBS.

A Resolução CGSN 192/2026 trata ainda da sistemática de arrecadação do Simples Nacional e incorpora o CGIBS ao fluxo de distribuição do IBS aos Estados e Municípios.

O Simples Nacional continuará utilizando o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) como mecanismo de recolhimento consolidado. Com a Reforma Tributária, porém, haverá possibilidade de adoção de um modelo híbrido, no qual o contribuinte poderá recolher determinados tributos pelas regras do Simples e o IBS e a CBS conforme o regime regular.

A resolução também disciplina os procedimentos de arrecadação e distribuição do IBS recolhido dentro do regime favorecido, além do compartilhamento de informações entre a Receita Federal, o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), o CGIBS e os Entes federativos.

Para a CNM, a antecipação dos ajustes será fundamental para garantir que os sistemas municipais estejam preparados para as mudanças e evitar interrupções nas atividades das administrações tributárias.

A entidade recomenda que os Municípios iniciem desde já a revisão dos procedimentos, a atualização dos sistemas e a comunicação com os contribuintes, considerando tanto a NFS-e nacional quanto as novas regras relacionadas ao IBS e à CBS.